Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych dla powtórnie zatrudnianego pracownika nie nakładają na pracodawcę obowiązku zakładania nowych akt osobowych .W razie ponownego zatrudnienia pracownika, który wcześniej był już zatrudniony u pracodawcy, dokumenty związane z kolejnym zatrudnieniem umieszczamy w starych aktach osobowych, w stosownych ich częściach – zgodnie z przepisami § 6 wspomnianego rozporządzenia.
Dlatego też świadectwo pracy i oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę zawsze powinno być umieszczone w części C akt osobowych. Jeżeli pracownik będzie kilkakrotnie zatrudniany i zwalniany przez pracodawcę, to w części C jego akt osobowych będzie kilka oświadczeń woli o rozwiązaniu umowy i kilka świadectw pracy.
Jeżeli pracownik ponownie podejmuje zatrudnienie u danego pracodawcy, to pracodawca ten wciąż ma jego akta osobowe, dlatego też pracownik nie musi już dostarczać świadectw pracy wystawionych przez tego pracodawcę, aby mógł on sobie zrobić ich kopie albo odpisy. Zatem nie powinniśmy odpisów czy kopii starych świadectw pracy wystawionych przez pracodawcę umieszczać w części A akt osobowych, gdzie powinny być umieszczane dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika.
Podstawa prawna:
§ 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286, ze zm.).