Z podróżą służbową pracownika mamy do czynienia wtedy, gdy na polecenie pracodawcy wykonuje on zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (lub miejsce pracy). Musi on wówczas posiadać należności potrzebne do pokrycia kosztów związanych z podróżą.
Pracownikowi takiemu przysługują diety oraz zwrot wydatków na:
- przejazdy,
- noclegi,
- dojazdy środkami komunikacji miejscowej,
- inne udokumentowane wydatki.
Nie znajdziemy w przepisach regulacji dotyczącej formy wydawania przez pracodawcę czy przełożonego polecenia delegacji służbowej. Powinno jednak ono mieć formę pisemną, a pracodawca określa w nim:
- zadania, które pracownik ma wykonać,
- miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej.
Nie każdy zatrudniony może zostać oddelegowany poza macierzysty zakład. Na delegację muszą zgodzić się następujący pracownicy (zgodnie z art. 178 k.p.):
- kobieta w ciąży,
- kobieta lub mężczyzna sprawujący opiekę nad dzieckiem do lat czterech.
Co należy zaliczyć do czasu pracy przy podróży służbowej? Pomocne tutaj będzie wyróżnienie dwóch jej rodzajów:
- typowej – zatrudniony w stałym miejscu pracy incydentalnie wyjeżdża poza nie;
- nietypowej – pracownik stale przebywa w terenie, zmieniając miejsca wykonywania czynności.
Czas nietypowej podróży służbowej, łącznie z przejazdem z jednego miejsca do drugiego, wliczamy do czasu pracy. W ramach typowej podróży jedynie wykonywanie obowiązków jest czasem pracy.
Przejazd do miejsca delegowania i z powrotem nie jest wliczany do czasu pracy nawet wtedy, gdy podróż przypada na dzień wolny od pracy.
W myśl znowelizowanego kodeksu pracy trzeba zapewnić każdemu pracownikowi okres nieprzerwanego odpoczynku dobowego (11 godzin – art. 132 § 1 k.p.) i tygodniowego (35 godzin – art. 133 k.p.).
Określenie czasu pracy (wykonywania zadań) oraz czasu wolnego (przejazdu) ma konsekwencje finansowe. Art. 80 k.p. stanowi, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, więc odbywanie podróży służbowej poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy nie rodzi obowiązku pracodawcy, aby wypłacił mu dodatkowe wynagrodzenie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Jednak pracownik wykonujący zadania w podróży powinien otrzymać dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Dodatek ten będzie współmierny do czasu, w jakim praca była przez pracownika wykonywana.